Quando si parla di conservazione digitale dei documenti si fa riferimento ad una procedura di grande importanza per qualsiasi azienda oltre che per la Pubblica Amministrazione. Non si tratta semplicemente di un backup, ma di tutto quell’insieme di passaggi che permette di conservare documenti digitali e fare in modo che mantengano la loro integrità.
Informazioni sulla conservazione digitale dei documenti
Quando si parla di questo argomento si tratta di qualcosa di grande importanza al giorno d’oggi. L’obiettivo è quello di digitalizzare documenti importanti così che siano sempre accessibili a tutti. Il che vuol dire che grazie alla conservazione digitale dei documenti (come spiegato sul sito savinosolution.com) si ha modo di sostituire i documenti cartacei con un formato digitale. Ovviamente nulla cambia in termini di valenza legale, oltre che di contenuto e forma: anche perché ogni documento è appositamente timbrato e firmato a dimostrazione della veridicità. Dunque è bene precisare che il processo di conservazione digitale dei documenti prevede la firma digitale, ovvero quella che si applica ai documenti informatici e che vale proprio come quella autografa, ossia fatta a mano con la penna. Senza dimenticare la marca temporale, che altro non è che una successione di caratteri che permettono di riconoscere la data oppure l’orario di un determinato evento o attività. Unendo dunque la firma digitale assieme a quest’ultimo elemento si possono mantenere i documenti inalterati nel tempo e soprattutto nella loro forma autentica. Oltre a dover considerare che proprio questi sono aspetti cruciali per la reperibilità e anche per la sicurezza dei documenti in formato digitale.
Conservazione digitale dei documenti: la normativa
In base a quanto riportato dalle nuove Regole Tecniche (DPCM del 3/12/2013) del 12/03/2014, è fondamentale garantire autenticità, leggibilità, reperibilità e integrità di ciascun documento conservato in formato digitale. Queste sono caratteristiche fondamentali per la conservazione digitale dei documenti, sia informatici che di fascicoli di documenti informatici. All’interno di questo DPCM vengono dettagliatamente descritti sia i ruoli che le responsabilità di chi si occupa di tale procedura. Particolare rilevanza assume il responsabile della conservazione digitale dei documenti.
Va inoltre chiarito che queste regole impongono la produzione di un apposito manuale della conservazione: qui andranno descritti i processi di conservazione e le modalità di esibizione, così come i formati dei vari documenti.
Nel corso degli ultimi mesi ci sono stati dei cambiamenti per quanto concerne la conservazione digitale dei documenti, da un punto di vista normativo. Con due decreti, il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014, sono state stabilite regole specifiche per la conservazione e la gestione dei documenti con valore tributario.
Differenza tra conservazione e backup
Potrebbe essere facile fare confusione tra conservazione digitale dei documenti e backup. Si tratta di passaggi differenti anche da un punto di vista normativo. Il backup non è altro che quel processo con cui ottenere copie di riserva dei dati da utilizzare anche in caso di eventi malevoli accidentali. Si parla dunque di un processo di sicurezza per conservare le informazioni.
Discorso diverso per la conservazione digitale dei documenti che è un passaggio cruciale per dare continuità a tutto ciò che è contenuto al loro interno. E soprattutto fare in modo che nel corso del tempo sia semplice accedervi.
I vantaggi della conservazione digitale
Bisogna parlare di alcuni vantaggi molto importanti in merito all’efficienza di questo processo. Partendo innanzitutto dalla facilità nel reperimento di informazioni e documenti quando servono: non serve più mettersi alla ricerca tra plichi di carte ingiallite in archivi enormi. Ciascun documento sarà riconoscibile grazie a dei codici univoci e molto chiari.
Inoltre è giusto parlare di quanto la conservazione digitale dei documenti permetta di migliorare l’organizzazione in termini di modernità gestionale e soprattutto di rapidità.
Vengono ammortizzati i tempi così da poter lavorare meglio senza perdere ore alla ricerca di un determinato fascicolo.
Finendo anche col sottolineare che grazie a questa procedura le attività relative ai documenti vengono svolte in tempi molto più brevi e certamente più rapidi.
